El problema de comunicación en las empresas es el pan de cada día. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas tienen grandes problemas de comunicación en sus distintas áreas, es decir, servicio al cliente, comercialización, administración y sobre todo dirección.



¿Algo de esto te suena? "Tuve problemas con un cliente, esperaba algo distinto a lo que recibió de mi negocio". "Solicité a mi personal que hiciera el trabajo de una forma y lo hicieron de otra". "Entre un departamento y otro de mi empresa pues nomás no se entienden".

¿Te has preguntado por qué sucede esto? Hay un dicho que dice "cada cabeza es un mundo". Y efectivamente

  en materia de comunicación así es, cada persona entendemos y tenemos ideas y necesidades diferentes.  

De ahi la importancia de optimizar la comunicación en las empresas

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Hace poco volé por una línea aérea para realizar un viaje largo cruzando todo el país, mi expectativa era viajar lo más cómodo posible, en mi mente es decir mi mundo, yo esperaba un asiento que se pudiera reclinar por lo menos un poco, pero para mi sorpresa no lo pude reclinar ni un milímetro.

Como cliente en mis ideas y expectativas yo esperaba algo distinto a lo que recibí, y el problema fue de comunicación pues la línea aérea no me informó previo al vuelo que en su avión no se reclinan los asientos, si se me hubiera comunicado antes estaría conforme, la estrategia de comunicación de esta compañía falló y tuvo repercusiones en su servicio al cliente conmigo.

Para tener una comunicación eficaz te voy a mostrar una forma muy sencilla que podrás poner en práctica inmediatamente. Primero será necesario definir claramente los satisfactores o expectativas del cliente, y comprender que todo girará en torno a estos. Es necesario también identificar los distintos papeles que jugamos a diario, pues algunas veces somos clientes y otros proveedores.

Un cliente es el que tiene necesidades y requiere satisfacerlas. Un proveedor es el encargado de satisfacer las necesidades del cliente. Para optimizar la comunicación tanto el cliente como el proveedor deberán de ponerse de acuerdo y establecer un listado de "satisfactores", el cual deberá ser por escrito, y entre más características y detalles contenga pues mejor, pues esto ayuda a que ambas partes tengan muy claro cómo se cumplirán los "satisfactores".

Te pondré un ejemplo. En un negocio como una tintorería, la tintorería es el "proveedor" los usuarios son los "clientes", los "satisfactores" son los que se establecen en un pedido o formato cuando llegas al mostrador con tu ropa, en este formato se especifica el tipo de ropa a lavar o planchar, cantidad de prendas, si se solicita algún detalle específico como quitar una mancha y los precios por el servicio.

¿Qué pasaría si la tintorería no llenara este formato o pedido? ¿Imaginas lo problemas de comunicación que tendría este negocio? Habría una alta cantidad de fallas en el servicio al cliente pues quedaría muchas cosas en el aire ¿no lo crees?

Para mejorar la comunicación alguna veces es algo tan sencillo como elaborar y aplicar un pequeño formato en el que se especifican los satisfactores a cumplir. También considera que existen los clientes y proveedores internos es decir dentro de la misma empresa, y aquí también aplica este modelo. Podemos emplear formatos para especificar los satisfactores internos entre un área y otra.

Como dueño de negocio este mismo modelo aplica, en algunas ocasiones tendrás necesidades y por lo tanto harás solicitudes a tu personal interno. En otras ocasiones tu personal vendrá contigo con su listado de satisfactores, pidiendo tu apoyo.

 

4 acciones para que optimices la comunicación en la empresa inmediatamente.

 

1.- Establece por escrito satisfactores

Haz una listado de los satisfactores. Es muy fácil olvidar las cosas y quedarnos con otra idea, a todas las personas nos pasa. Si estableces por escrito los satisfactores tu comunicación mejorará muchísimo.

 

2.- Identifica cuando eres cliente y cuando proveedor

Al identificar en qué momento eres cliente y en cual proveedor sabrás qué papel debes jugar y que debes tomar en cuenta.

 

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3.- Utiliza formatos prácticos

Elabora formatos en los que especifiques los satisfactores y todos aquellos detalles importantes a cuidar. Estos formatos requerirán ser revisados frecuentemente para mejorarlos, pues lo más seguro es que no queden a la primera.

4.- Utiliza estas palabras

Cliente, proveedor, listado de satisfactores, comunicación.  Al utilizar estas palabras en tu vida diaria te acostumbrarás a cuidar y mejorar tu comunicación.

 

Pon en práctica lo que acabas de aprender sobre comunicación en la empresa, imprime este artículo para que lo tengas a la mano y lo apliques en tu vida diaria.

Te garantizo que tu comunicación dentro y fuera de tu empresa se optimizará.



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Por Salvador Delgado Angulo

autor

Coaching de Negocios, es empresario, emprendedor y autor de artículos y videos dirigidos a empresarios para ayudarlos a mejorar su desempeño en sus empresas y hacerlas exitosas.

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