Un emprendedor conoce que el momento de planear resultados, no tiene sentido sin una correcta delimitación de actividades, por ello, es necesario tener procesos administrativos en su negocio o empresa para obtener los resultados que se desean alcanzar.



Si queremos entender lo que nuestro mercado meta busca, es necesario analizar:

a) La serie de variables mercadológicas (en las cuales no ahondaremos en esta ocasión)

b) ¿Qué es lo que hacemos diferente y cómo lo hacemos diferente?

 

El qué, se resuelve con la calidad del producto y/o servicio que comercializamos; mientras el cómo, depende del tipo de procesos administrativos que se realizan.

 

Un proceso tiene diversas definiciones, pero en general, se refiere al conjunto de sucesos organizados o categorizados que ocurren en cierto tiempo, bajo condiciones pre establecidas o documentadas. Existen de diversas índoles: biológicos, físicos, históricos, económicos, judiciales, administrativos, etc. Siendo éstos últimos los que revisaremos para darle una visión acertada sobre el rumbo y el cambio en el mundo respecto a los procesos administrativos en cuanto a su negocio.

 

Por eso, trataremos de vislumbrar las principales condicionantes para todos aquellos negocios que inician de alguna manera en el tema y dedicaremos otro espacio a la reingeniería de los mismos.

 

¿Cuándo iniciar con los procesos administrativos?

 

Supongamos que hoy en día tiene la oportunidad de abrir su negocio, o está a punto de hacerlo. Todas las actividades se realizarán de acuerdo a sus instrucciones. En el hipotético caso de que usted falte a la inauguración. ¿Cree que alguien más podría abrir y operar de la misma manera?, o bien, si un nuevo colaborador entra a la empresa que usted dirige; ¿sabe perfectamente cuáles son sus actividades de acuerdo a sus competencias? Si la respuesta en ambos casos fue un rotundo NO, es momento de empezar a documentar y crear un proceso administrativo.

 

Lo ideal es evaluar cuáles son las actividades ideales, las que ayudan a crecer las ventas y las que se establecen por medio de la experiencia en cuanto a la temporalidad de los productos o servicios que se ofrecen o bien, a sus conocimientos.

 

En caso de no tener esta información, no puede perder un año más sin un historial de lo que le ocurre a su negocio. Determine las fechas de corte y recabe no sólo informes sobre ventas, costos y gastos. Establezca un proceso administrativo para cada uno de los puestos y preséntelo a los colaboradores.

 

Ellos serán quienes mejor conocen sus actividades y procesos administrativos. Usted sólo redacte, y de forma estandarizada a todas las redacciones de manera en que sea entendible para todos. Escriba pensando en que dicho proceso administrativo sea entendible para alguien que lo vaya a hacer sin experiencia previa.

 

  Los procesos administrativos estandarizados son una de las principales características de los negocios y empresas que crecen.  

Si se manejan adecuadamente, la estandarización de los procesos pueden repercutir positivamente. Con ellos conocerá el detalle de cada una de las actividades realizadas y podrá mejorarlos en cuanto sea necesario.

 

¿Tengo que cambiar mis procesos administrativos?

 

Si en la empresa conoces los procesos administrativos y procedimientos, pero la mayoría de ellos se encuentran obsoletos; si los manuales de operaciones muestran serias deficiencias en  cuanto a la manera de realizar las actividades, es momento de cambiar la estrategia y establecer una nueva forma de hacer las cosas. Esta estrategia se conoce como reingeniería de procesos.

 

análisis de procesos administrativos

En el libro “Reingeniería de Procesos”, Michael Hammer y James Champy define a la Reingeniería de Procesos como “el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos del negocio para lograr mejoras espectaculares dentro de medidas críticas y contemporáneas de desempeño, tales como costos, calidad, servicio y rapidez"

Entendiendo lo anterior, podemos decir que para la existencia de una reingeniería de procesos acertada, deben tomarse en cuenta tres factores con los cuales se re inventará a la empresa de manera exitosa:

 

1.- El cambio debe ser fundamental.

Hay que ir hasta el fondo de las operaciones; entender ¿Por qué hacemos las cosas así en el negocio? Y ser capaces de asimilar si todos los procesos básicos deben seguir como están. Se trata más allá de cambiar la manera de hacer las cosas, también es necesario desechar lo que no sirve, aunque se haya hecho desde el nacimiento de la empresa: si no suma, entonces está restando.

 

2.- Las decisiones tomadas serán radicales.

Hay que desechar las ideas viejas, para aprender a hacer todo de formas distintas. Llevar a cabo un reingeniería de procesos no es sencillo, ya que la resistencia al cambio suele incluir miedo de diversos tipos; pero es menos arriesgado hacer algo nuevo que seguir con los mismos resultados, recuerda que es mejor moverse que estancarse.

 

3.- Las mejoras deben ser espectaculares. 

Si no implica un fuerte movimiento en la empresa, hay que dar ese salto gigantesco en cuanto a nuevas formas de hacer las cosas. Lo interesante es cambiar y mover las cosas rutinarias y seguras, para imprimir un poco de creatividad en cada uno de los colaboradores. De esta manera se conocerá el potencial del capital humano y crecerá la empresa.

 

Un emprendedor conoce que el momento de planear resultados, no tiene sentido sin una correcta delimitación de actividades, por ello, es necesario tener en cuenta las variables operativas de su negocio para obtener los resultados que se desean alcanzar.

planeación de procesos administrativos

Ya sea por medio de una estandarización de los procesos administrativos en la cual se manualicen por primera vez los procedimientos de la empresa, o bien, por una actualización de éstos mediante la ya explicada reingeniería de procesos, para desarrollar nuevas maneras de hacer las cosas.

Podría decirse que ambas herramientas de gestión son aplicables, siempre y cuando, el líder de la empresa defina que es necesario hacer cosas diferentes para conseguir resultados distintos. No se arrepentirá.

 

Y usted por cuál se decidirá: ¿Estandarización de los procesos administrativos o una reingeniera de procesos en su empresa?

 

Termino con la frase del economista John Maynard Keynes, quien decía que “la cosa más difícil del mundo no es que las personas acepten ideas nuevas, sino hacerles olvidar las viejas”.

Publicación original: www.altadireccion.info


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Por Ferenz Feher

autor

Licenciado en Administración de Empresas del ITESM. Con varios Diplomados y un master en Franchise en Miami. Actualmente es asesor en temas de Negocios y Franquicias de la revista Entrepreneur; catedrático del Sistema de Franquicias en México.

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